Aktivt involverte foreldre er nøkkelen til de mest vellykkede ungdomsministerprogrammene. Å holde dem informert om hendelser og utviklinger er viktig for å sikre deres støtte og engasjement. Som ungdomsgruppe voksenleder eller ungdomspastor er det opp til deg å finne en innbydende og informativ tone i kommunikasjonen med dem, enten skriftlig eller personlig. Når det oppstår behov for å holde foreldremøte, skriv et vennlig, kortfattet brev for å informere foreldrene om møtet - og ta med en agenda for å gjøre det mulig for dem å forberede seg på møtet.
Trinn 1
Sett inn en tid og dato for ungdomsgruppens foreldre møte, og sikre et passende sted for møtet. Legg møtedataene på kirkekalenderen og i nyhetsbrevet eller ukentlig bulletin for å publisere det mye. Hvis du vil at bestemte personer utenfor foreldrene til å delta i møtet, som din pastor, inviterer dem i god tid til å sikre at de kan delta.
Steg 2
Utkast et kort, vennlig brev til foreldrene, invitere dem til møtet. Hvis du kjenner alle foreldrene personlig, kan du bruke en uformell hilsen som "Kjære John og Sue" for å åpne brevet. Ellers bruk en hilsen som "Kjære ungdomsgruppeforeldre" eller "Kjære Herr og Fru Smith."
Trinn 3
Bruk åpningsavsnittet ditt til å invitere foreldrene til møtet, med dato, tidspunkt og sted for arrangementet. Merk at du inkluderer en separat møteagenda som følger med brevet. Beskriv deretter formål og mål for det foreslåtte møtet. Ikke list hvert element du har til hensikt å dekke, men uthev de viktigste problemene slik at foreldre forstår betydningen av møtet og vet hva du kan forvente. Legg til flere avsnitt som nødvendig for å gi relevant bakgrunnsinformasjon om problemene du har tenkt å diskutere på møtet.
Trinn 4
Lukk brevet ved å be foreldrene om å gi deg beskjed om hvorvidt de kan delta, eller gi kontaktinformasjon slik at de kan nå deg via telefon eller e-post. Legg vekt på viktigheten av foreldrenes engasjement i et vellykket ungdomsdepartementsprogram og avslutt med å si at du gleder deg til å se dem på møtet, høre deres innspill på problemene og bli bedre kjent med dem. Bruk en tradisjonell lukking som "Vennlig hilsen" eller "Respektivt", etterfulgt av fire tomme linjer og ditt trykte navn. Skriv navnet ditt i de tomme mellomrom, over det trykte navnet. Hvis det er hensiktsmessig, vil du kanskje bruke en avslutning som "Din i Kristus" eller "I Hans navn".
Trinn 5
Lag en agenda for møtet med foreldrene til ungdomsgruppemedlemmer. Oppfør agendaartikler i prioriteringsordre, for å sikre at du først får de viktigste problemene. For å sikre at møtet forblir på rett spor, tilordne omtrentlige tider for diskusjon til hver dagsorden. For eksempel kan du legge merke til i dagsordenen, Innføring av ungdomsgruppeoffisorer (5 minutter), Oversikt over kommende ungdomsgruppen Hendelser (15 minutter) og Diskusjon av kostnader og pengeinnsamling for oppdragsreise (15 minutter).
Trinn 6
Proofles ditt brev og møte dagsorden. Hent en nåværende liste over ungdomsgruppemedlemmer og deres foreldre. Sørg for å sende hver forelder en kopi av både brevet og dagsordenen. Send brevet med snail mail for å sikre at det går direkte til dine ønskede mottakere. Send brevet minst to hele uker før møtet - og send en en-til-to-linje e-postpåminnelse noen dager før møtetidspunktet.
