I en alder av teksting og øyeblikkelige nettbaserte meldinger virker telefonkommunikasjonens kunst som om det går langs veien. Telefonkommunikasjon kan være uformell, mellom venner, eller en mer formell del av virksomheten. Effektiv telefonkommunikasjon begynner før du selv henter telefonen. Tenker på hvilken melding du trenger eller ønsker å formidle, hvordan du foreslår å få informasjonen din på tvers og hvordan du lytter godt, er alle en del av effektiv telefonkommunikasjon.
Finn noe stille
Kommunikasjon over telefon er mye mer effektiv når begge parter kan høre hverandre tydelig uten bakgrunnsstøy. Planlegg å ringe, enten det er for jobb eller bare for å hente en gammel venn, på et tidspunkt der du ikke er pålagt å delta på noen annen virksomhet. Hvis du tar et innkommende anrop, kan du prøve å finne et rolig sted i hjemmet ditt der den som ringer ikke vil konkurrere med resten av familien din. Blaringlyder, for eksempel fjernsyn, veitrafikk og trengende barn, kan forstyrre både lytte- og kommunikasjonsevner, noe som gjør det vanskeligere for deg å utføre forretningen med telefonsamtalen din.
Velg dine ord
Språket ditt spiller en stor rolle i utviklingen av effektive telefonkommunikasjonsferdigheter. Å være høflig forventes alltid når du snakker på telefonen, men å tenke på ordene dine før du ringer, kan hjelpe deg med å gjøre ditt poeng klart, samt gi personen på den andre enden av linjen et godt inntrykk. Skrive ut et skript av hovedpoengene du vil dekke, i tillegg til navnene til de menneskene du trenger å snakke med, kan hjelpe deg med å holde deg selv på sporet, ifølge Idaho Department of Labor. Prøv å bruke nøytral språk for å myke negative svar, slik at personen du snakker vil fortsette å lytte. South Carolina-avdelingen for statlig informasjonsteknologi tilbyr setninger som "Jeg foreslår" eller "Jeg anbefaler", i stedet for "du burde" eller "du trenger". Ofte, når en ringer ikke hører hva han ønsker eller forventer å høre på linjen, slutter han å lytte, og kommunikasjonen din har effektivt stoppet.
Kle på delen
Du kan finne ut at du kommuniserer bedre over telefonen når du sitter rett, kledd i klær som er passende for oppgaven ved hånden, og ellers utfører deg på en profesjonell måte. Å snakke mens du sprawler ut på sofaen, kan dempe stemmen din og høre det vanskelig for den personen du snakker med. Hvis du bruker telefonen til profesjonelle formål, trene du å svare på spørsmål ved hjelp av enten en partner eller en båndopptaker, for å få tilbakemelding om stemmen din, så vel som talevolumet ditt.
Hør fullt ut
Kommunikasjon betyr å lytte, samt å snakke. Lytt nøye uten å kutte telefonsvareren din av. Bekreft en kommentar hver nå og da, slik at innringeren vet at du lytter, og har ikke bare stemt henne ut. Men ikke kommentere så ofte at det ser ut til at du bare støtter de samme setningene - "Jeg ser", "riktig", "OK" er noen få eksempler - uten å virkelig lytte. Ha en notisblokk og penne klar, så du kan skrive ned relevant informasjon, og gjenta den til den andre personen hvis noen av dere trenger avklaring.
